MAJALAH ICT – Jakarta. Kantor/tempat kerja digital telah beralih dari hanya sebuah opsi menjadi sesuatu yang sangat penting bagi kebanyakan bisnis di generasi masa kini. Kebutuhan untuk terlibat dan menjadi satu arah dengan seluruh organisasi, bahkan di saat interupsi kecil seperti perjalanan dinas, libur, cuti sakit, atau disrupsi besar seperti krisis personal, pengunduran diri, atau bencana alam – artinya kita tidak bisa menghindari penggunaan teknologi pada operasi bisnis harian. Di Asia Pacific, survey terakhir melaporkan bahwa 80% responden (yaitu para pegawai) ingin agar atasan mereka berinisiatif menawarkan pelatihan teknologi-teknologi baru.
IDC juga melaporkan bahwa Asia Pacific menghabiskan biaya $ 375,8 milyar pada tahun 2019 untuk berbagai teknologi dan layanan yang mengaktifkan transformasi digital praktik bisnis, produk, dan organisasi. Dan diharapkan untuk berkembang stabil selama periode prakiraan 2017-2022, meraih annual growth rate gabungan 5 tahun sebesar 17,4%
Pada akhirnya, jalan menuju transformasi digital terus mendorong bisnis untuk mendigitalkan proses dan operasi, yang berujung pada memberdayakan karyawan untuk berkomunikasi, berkolaborasi, dan menghasilkan dengan kesigapan.
Apa yang menggerakkan bisnis ke Cloud
Di saat organisasi di skala regional berkembang semakin matang, dan lebih banyak perusahaan di Singapura, Malaysia, Filipina, Thailand dan Indonesia menawarkan pengaturan kerja yang fleksibel bagi karyawan mereka, mereka lebih fokus pada mengaplikasikan solusi inovatif untuk mendukung perubahan kebiasaan dalam bekerja. Bisnis yang tumbuh dan berkembang di seluruh wilayah regional akan menghadapi hambatan seperti zona waktu dan perbedaan geografis. Bukan hanya hal ini menghambat koordinasi di area lokal, namun juga menghalangi tim regional membangun intensitas pekerjaaan yang sedang dikerjakan. Ketika fase kolaborasi tidak selalu kontekstual, hal itu memberikan lebih banyak masalah bagi Project Manager ketika lebih banyak waktu yang harus diluangkan untuk menganalisa masalah di pekerjaan.
Untungnya, proliferasi komputasi awan saat ini telah membantu bisnis kecil mengatasi kolaborasi yang tersebar. Komputasi awan memiliki manfaat yang pasti seperti akses cepat dan berbagi file. Selain itu, untuk memastikan pemilik dokumen dan anggota menghindari kehilangan pada fase penting proyek yang menjadi syarat untuk memicu dan memobilisasi tindakan berikutnya, membangun aturan alur kerja untuk mengotomatisasi tugas sangatlah berguna dalam memastikan hal tersebut.
Pada akhirnya, Cloud telah menciptakan kembali cara-cara baru untuk memberdayakan karyawan untuk berkomunikasi, berkolaborasi, dan menghasilkan dengan kesigapan.
Apa yang terjadi di belakang cloud
Saat ini, organisasi beralih ke alat yang tersedia yang memanfaatkan komputasi awan. Komputasi awan bukanlah hal yang baru dan populer di kalangan bisnis. Bahkan, cloud hadir sebagai keuntungan untuk organisasi yang relatif lebih kecil-yang baru muncul, dimana karyawannya bekerja dari rumah dan berkolaborasi secara online.
Mengakses pekerjaan dari jarak jauh bukan berarti karyawan tidak dapat terhubung dengan kolega mereka. Sebaliknya, input bisa dimasukkan secara real time, memungkinkan tindakan kolaboratif dapat dikerjakan segera. Dan dalam situasi di mana individu yang kurang terbiasa dengan teknologi mengalami kegagapan, mereka bisa diuntungkan dengan bantuan troubleshooting jarak jauh. Membuktikan bahwa cloud adalah platform yang cocok untuk segala jenis pekerjaan. Hanya dibutuhkan satu instrumen apa saja yang bisa terhubung dengan koneksi internet untuk memiliki akses ke data organisasi. Lebih penting lagi, salinan data yang sama bukanlah tidak penting. Semua data berada di satu pusat lokasi, dan setiap user dilayani dari sana, dari mana pun mereka mengakses. Tentunya ada backup cadangan, tapi host lah yang akan menangai semuanya.
Mobilitas dari data organisasi bisa diatur dalam moda yang sangat terkontrol dan aman. Hal ini membuat bisnis bisa menggunakan teknologi kolaboratif untuk mengurangi dan menghindari biaya, mempersingkat waktu untuk memasarkan dan mentransformasi seluruh industry.
Skenario kolaborasi
Dengan semakin banyak orang berinteraksi, organisasi menikmati banyak manfaat dari kolaborasi. Contohnya konten tulisan untuk pelanggan, umumnya melibatkan karyawan yang membuat ide, menulis, marketing SEO, mengedit, desainer grafis, dan lainnya. Pada kasus tertentu, spesialis produk mungkin akan ikut dalam proses, dimana hal ini akan menimbulkan konflik pada pengaturan kolaborasi. Juga karena, setiap kontribusi membutuhkan beberapa jam penyelesaian sebelum diserahkan ke yang lain. Setiap penundaan punya potensi menjadi bola salju, khususnya jika tidak terjadi interaksi yang konsisten. Pada saat hal ini mencapai pakar SEO, seluruh proses harus bebas dari eror, karena lampiran surat elektronik yang hilang bisa mengubah momentum secara signifikan. Hal ini mendorong mundur siklus ke proses sebelumya dan menghambat waktu.
Skenario seperti ini sering terjadi pada bisnis tradisional, mengerjakan proyek antar departemen cenderung terjadi banyak penundaan. Dimana sebagian besar karena input terkini luput dari perhatian. Dengan volume tugas online yang semakin menumpuk, kolaborator tidak bisa menentukan prioritas, akhirnya kehilangan momen penting untuk menciptkan hal terbaik yang diinginkan.
Dalam format kolaborasi, yang biasanya berurutan dan lamban pendekatannya sekarang memungkinkan para professional dari berbagai latar belakang untuk berkontribusi pada tahap tertentu, menghemat waktu dan meeting panjang yang berkepanjangan
Dengan adanya akses cepat ke informasi perusahaan, koneksi, dan sumber membuat mereka mampu dan bisa sukses dalam perannya di pekerjaan. Sumber yang tersedia termasuk fungsi mulai dari pencarian pintar dan item tindakan personal, hingga kolaborasi sosial dan tool layanan-mandiri.
Lebih dari sekadar tabungan
Kolaborasi era baru telah terbukti memberikan pencapaian bisnis yang sangat besar. Salah satu cara mengukurnya adalah pada penghematan biaya, namun banyak perusahaan yang juga melihat pencapaian produktifitas yang signifikan melalui bisnis kolaborasi, Kolaborasi yang efektif dapat meningkatkan proses pengembangan produk, meluangkan waktu siklus penjualan, atau mengurangi waktu pengerjaan konten marketing.
Di era dimana tim tersebar dan penghematan anggaran perjalanan, sangatlah sulit membangun kepercayaan dalam hubungan dengan pelanggan, partner, dan bahkan kolega. Jejaring sosial pribadi, konferensi audio dan web, ruang tim, video sesuai permintaan, chat dan aplikasi SDM yang bisa melacak lembar kerja, membantu kita melampaui batasan jarak dan zona waktu. Tentu saja, penggunaan secara efektif semua tool kolaborasi ini telah menjadi sesuatu yang sangat penting untuk kesuksesan bisnis.
