Search
Rabu 26 Juni 2024
  • :
  • :

Bantu Karyawan Bekerja Lebih Efisien, Ini Tips yang Bisa dilakukan Perusahaan

MAJALAH ICT – Jakarta. Don’t judge the book by its cover. Istilah ini sepertinya cocok untuk beberapa pekerjaan yang terlihat sederhana, namun nyatanya paling banyak menyita waktu dan energi. Tentu kita ingin semua karyawan menghabiskan lebih banyak waktu produktif untuk pekerjaan yang lebih berdampak, seperti menyusun strategi, mengembangkan inovasi, pelatihan karyawan, dan lain-lain. Namun nyatanya, tumpukan pesan yang belum terbaca, menerjemahkan dokumen, dan administrasi perjalanan dinas tetap perlu dilakukan.

Sebagai contoh, untuk pekerjaan menyunting teks, seorang penyunting bisa menghabiskan rata-rata 20,36 jam. Riset yang sama juga menunjukkan bahwa jam kerja untuk aktivitas ini bisa dikurangi secara signifikan menjadi 14,37 jam apabila dibantu dengan fitur tertentu dari perangkat yang digunakan. Hal ini menunjukkan bahwa pekerjaan-pekerjaan sederhana’ yang menyita waktu tersebut sebetulnya bisa dilakukan dengan lebih efektif.

Tiga hal berikut ini dapat dilakukan perusahaan untuk bantu karyawan membuat pekerjaan jadi lebih efisien dari segi waktu dan tenaga.

1. Beri ‘ruang’ di hari kerja mereka
Pemimpin perusahaan atau tim umumnya akan berusaha membahas berbagai macam topik dalam satu rapat. Nyatanya, terlalu banyak topik akan membuat diskusi menjadi kurang tajam dan membatasi kemampuan tim untuk mencapai kesepakatan. Selain itu, rapat yang berlarut-larut dapat menyita waktu karyawan secara tidak produktif, sehingga mereka sulit mencari waktu untuk benar-benar melakukan pekerjaannya. Dengan waktu yang minim, mereka pun akan memprioritaskan pekerjaan yang prioritas dan cenderung mengabaikan pekerjaan sederhana hingga menumpuk dan beralih menjadi pekerjaan yang mendesak.

Untuk menghindari hal tersebut, para pemimpin perusahaan atau tim dapat membuat rapat lebih efisien dengan memangkas waktu rapat menjadi 30 menit setiap sesi, menetapkan 1-2 topik saja dalam satu kali rapat, dan mengakhiri rapat dengan kesimpulan atau kesepakatan. Selain menghemat waktu karyawan, rapat yang berlangsung cepat akan membuat perhatian para partisipan menjadi lebih tajam dan menjadi pendengar yang lebih baik.

2. Terapkan prosedur kerja yang dukung manajemen waktu karyawan
Kembangkan prosedur operasional dalam pengelolaan tugas-tugas kerja untuk membantu karyawan menyelesaikan tugas dengan lebih cepat, dan mengatasi masalah administratif maupun tugas ‘kecil’ lainnya. Dengan menetapkan prosedur yang diketahui oleh seluruh karyawan, perusahaan akan membantu mereka dalam mengidentifikasi tanggung jawab masing-masing dalam suatu proyek, mengidentifikasi orang-orang yang perlu dihubungi untuk delegasi pekerjaan, serta memperkirakan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan sebuah tugas maupun proyek. Hal ini akan mendukung manajemen waktu tiap karyawan, sehingga mereka dapat mengalokasikan waktu ataupun mendelegasikan penyelesaian tugas sederhana dan membuat ruang lebih besar untuk pekerjaan yang strategis.

3. Investasi pada solusi teknologi yang praktis dan berkualitas
Untuk menghemat biaya, tak jarang perusahaan merampingkan tim dengan mempekerjakan karyawan yang fokus untuk hal-hal strategis dan pekerjaan bernilai tinggi, sehingga para karyawan pun perlu tetap mengambil alih pekerjaan-pekerjaan bersifat administratif. Dengan perkembangan teknologi AI, telah banyak solusi bagi perusahaan yang dapat membantu para karyawannya untuk menggunakan waktu mereka dengan lebih produktif dan efektif.

Sebagai contoh, sebuah studi yang baru-baru ini dirilis oleh Forrester Consulting yang bertajuk “The Total Economic Impact™ of DeepL” menyorot penerjemahan teks dan dokumen sebagai pekerjaan ‘kecil’ yang berhasil diatasi dengan berinvestasi pada penerjemah berbasis AI. Sebuah firma hukum menceritakan bagaimana mereka bisa menghabiskan 2-3 jam hanya untuk menerjemahkan 2-3 halaman. Namun, dengan bantuan penerjemah berbasis AI, mereka bisa melakukannya dalam 15 menit. Tak hanya proses menerjemahkan, hasil terjemahan yang sangat akurat dari solusi tersebut pun juga telah membantu mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk penyuntingan.

Secara umum, studi tersebut menunjukkan bahwa penerjemah berbasis AI tersebut berhasil mengurangi waktu penerjemahan dokumen internal sebesar 90% dan mengurangi beban kerja penerjemahan secara keseluruhan sebesar 50 persen. Hal ini pun berdampak bagi bisnis, di mana efisiensi waktu tersebut turut berkontribusi pada efisiensi biaya sebesar €2,8 juta atau sekitar Rp48,5 miliar dalam kurun waktu tiga tahun. Imbal balik investasi (Return of Investment) yang diperoleh pada periode yang sama pun mencapai 345 persen.

Maka dari itu, selain menerapkan alokasi waktu, efisiensi waktu dari pekerjaan-pekerjaan ‘kecil’ juga dapat ditunjang dengan solusi teknologi yang berkualitas. Dengan solusi berbasis AI, seperti DeepL, karyawan dapat memiliki waktu lebih banyak untuk melakukan pekerjaan-pekerjaan yang bernilai tinggi.