MAJALAH ICT – Jakarta. Bank kini dihadapkan pada tantangan yang bermunculan dari segala sisi. Di satu sisi, suku bunga berada di salah satu titik terendahnya sepanjang masa. Di sisi lain, teknologi kian membentuk ulang ekspektasi nasabah. Sementara itu, pandemi global masih membebani pekerja jarak jauh sekaligus memicu kenaikan permintaan refinancing dan konsolidasi utang di tengah kondisi yang sebelumnya tidak pernah terjadi ini.
Ketika ekonomi sedang sehat sekalipun, ramainya pasar penjualan properti second dan meningkatnya jumlah konstruksi properti baru akan memaksa lembaga keuangan mencari keseimbangan antara permintaan yang tinggi dari nasabah dan pelayanan yang cepat, sederhana, serta mulus agar tidak kalah bersaing. Banyak lembaga keuangan tidak mampu menskalakan dan merespons dengan cepat perubahan yang terjadi di industri yang tumbuh pesat ini, padahal kemampuan tersebut sangat penting jika lembaga keuangan ingin menaikkan posisinya dan menghadirkan pengalaman kredit modern bagi nasabah.
Salah satu proses yang berpotensi untuk ditingkatkan adalah pemrosesan aplikasi KPR, yang hingga kini masih merupakan lini penyumbang terbesar pendapatan bank. Namun sayangnya, pemrosesan aplikasi KPR yang masih lebih banyak berbasis kertas sering kali lambat dan tidak efisien. Tiap tahapnya dipenuhi aktivitas memfotokopi, mengefaks, memindai, mencetak, dan memasukkan data secara manual. Proses ini dapat memakan waktu lebih dari satu bulan untuk selesai, dan satu paket dokumen rata-rata berisi 400 sampai 500 halaman. Di tahun 2020, pemrosesan KPR rata-rata membutuhkan 49 hari sejak pengajuan aplikasi hingga penutupan transaksi.
Sementara itu, teknologi informasi pintar―seperti peranti multifungsi (multifunction device/MFD), ponsel, dan tablet―yang diharapkan bank menjadi sarana peningkat proses justru memiliki kerentanan yang dapat menyebabkan bank melanggar persyaratan regulator. Informasi nonpublik (non-public information/NPI) atau informasi identitas pribadi (personally identifiable information/PII) nasabah berisiko bocor tiap kali dokumen kertas atau informasi elektronik terkait KPR dibuat, dipindai, difotokopi, dicetak, difaks, atau dikirim lewat surel. Parahnya lagi, dengan makin banyaknya orang yang bekerja jarak jauh akibat pandemi, makin besar pula kemungkinan proses-proses ini terjadi di luar jaringan aman milik lembaga keuangan.
Sebelum pandemi, automasi sudah mulai dilakukan perusahaan-perusahaan untuk mengurangi dokumen kertas dan pekerjaan manual. Studi terbaru Forrester Consulting mengungkap bahwa hampir semua perusahaan telah menerapkan automasi hingga taraf tertentu di beragam fungsi front dan back office. Begitu pula bank. Contohnya, mayoritas bank telah mengadopsi aplikasi KPR digital, tetapi belum banyak yang mengautomasi proses back office-nya.
Walaupun bank sudah menyediakan akses daring ke rekening koran dan dokumen kredit lainnya untuk nasabah, langkah ini masih jauh dari transisi penuh ke alur kerja tanpa kertas. Akibatnya, masih banyak bank yang bergantung pada dokumen dan tugas manual.
Agar lebih mampu bersaing, taat peraturan, dan efisien dalam memproses KPR, bank perlumemindai dokumen dan informasi secara elektronik untuk sebisa mungkin mengeliminasi penggunaan kertas, mengautomasi langkah dan alur kerja manual sekaligus menekan biaya, memperketat keamanan dan kendali dalam penggunaan kertas atau pengiriman informasi dan menyederhanakan proses berbagi informasi antarunit bisnis sekaligus memberikan pengalaman positif dan menyenangkan bagi nasabah.
Melalui automasi pemrosesan aplikasi KPR dari hulu ke hilir, bank meminimalkan potensi kesalahan manusia, mengurangi risiko pelanggaran kepatuhan, meningkatkan cross-selling dan retensi nasabah, sekaligus menghemat biaya operasional secara signifikan.
Saat Tepat Menjalankan Lima Langkah Simplifikasi dan Efisiensi Proses
Meskipun kondisi masih tidak menentu, pemrosesan aplikasi KPR bank perlu terus ditingkatkan. Pada bulan Maret 2020, bank sentral AS The Federal Reserve (Fed) memangkas suku bunga acuannya, Fed Funds Rate, ke level 0%–0,25% yang kemudian berimplikasi ke Singapore Interbank Offered Rate (SIBOR) karena keduanya secara historis berkorelasi. Aktivitas refinancing dapat mengalami peningkatan di tengah pandemi COVID-19 ini seiring lonjakan penjualan properti investasi di Singapura sebesar 78% di Kuartal III 2020 sementara pasar properti lainnya di Asia Pasifik terus pulih secara berkelanjutan, seperti dilansir Colliers International. Yang terpenting saat ini dan setelah krisis nanti adalah bank memiliki pendekatan pemrosesan aplikasi KPR yang canggih, efisien, taat peraturan, dan ramah nasabah.
Berikut lima langkah yang dapat diambil bank untuk mewujudkan proses KPR yang cepat, efisien, dan aman lewat automasi:
- Digitalisasi dokumen dari sumbernya. Jangan hanya memindai dokumen dan memasukkan informasi nasabah secara manual ke sistem. Dengan automasi, MFD atau perangkat seluler dapat digunakan untuk memindai dan mendistribusikan seluruh dokumen dan informasi nasabah sehingga begitu diambil, data dapat terkirim dengan aman dan otomatis ke sistem KPR bank.
- Automasi tugas manual yang rawan kesalahan. Percepat penanganan dan pemrosesan dokumen kredit, tingkatkan akurasi, dan hindari keterlambatan akibat input data manual dengan beralih ke teknologi print and capture sadar konten, ekstraksi data otomatis, identifikasi jenis dokumen, koreksi dan penajaman foto, penghapusan halaman kosong, dan pemindaian dua sisi.
- Terima dokumen dari segala sumber input. Dokumen yang tidak lengkap harusnya tidak menjadi alasan keterlambatan. Izinkan nasabah mengirim dokumen yang diperlukan kapan saja dan dari mana saja: pemindai, surel, faks, formulir berbasis web, ponsel, dll.
- Tingkatkan pengalaman nasabah. Tingkatkan akurasi dan tawarkan pengalaman digital yang diinginkan nasabah melalui fitur-fitur seperti autofill isian aplikasi kredit, tangkapan data otomatis dari gambar pindaian, transfer dokumen instan dari kantor cabang ke kantor pusat, dan visibilitas status aplikasi kredit yang jelas.
- Permudah kepatuhan. Manfaatkan teknologi print and capture sadar konten untuk memastikan dokumen yang berisi NPI dan PII tidak dapat dipindai, disalin, dicetak, difaks, atau dikirim lewat surel tanpa izin. Selain itu, terapkan tingkat keamanan yang sama untuk perangkat seluler dan pekerja jarak jauh.
Baik sekarang maupun setelah pandemi COVID-19 berakhir, perusahaan-perusahaan yang masih bergantung pada proses manual berbasis kertas dan hanya setengah-setengah melakukan automasi akan kesulitan bersaing dengan yang sukses mentransformasi digital seluruh kegiatan operasionalnya. Maksimalkan automasi dan transformasi pemrosesan aplikasi KPR untuk mulai beroperasi secara digital layaknya bank di masa depan, saat ini juga.
Ditulis oleh Zakir Ahmed, Senior Vice President & GM – Asia Pasifik & Jepang, Kofax.
