Search
Jumat 19 April 2024
  • :
  • :

Pencetakan Awan di Era Hybrid, Bekerja dan Mencetak di Mana Saja

MAJALAH ICT – Jakarta. Sudah resmi. Cara bekerja tradisional sudah ditinggalkan. “Kantor” dengan cepat menjadi istilah antik seiring semakin banyaknya orang yang bekerja di mana saja, kapan saja, menggunakan alat apa saja. Seperti tulisan pengarang favorit Theodor Geisal (alias Dr. Seuss), “Oh! Tempat-tempat yang akan kau datangi!”

Mungkin Anda akan duduk untuk bekerja di Bora Bora, Topeka, atau Kathmandu. Atau Anda membuka laptop dari dapur, kafe dekat rumah, atau pusat bisnis di hotel. Sekarang ini, karyawan jauh lebih bebas memilih lokasi kerja, tetapi banyak juga masalah baru yang muncul dengan tenaga kerja yang tersebar di mana-mana. Misalnya, sulit untuk memiliki proses cetak yang aman dan bisa diandalkan dengan pekerja yang berpindah-pindah dari satu lokasi, satu peralatan, satu jaringan ke lainnya.

Bagaimana perkembangan ini berpengaruh terhadap proses pengelolaan cetak tradisional? Well, Anda bisa menyingkirkan cetak tradisional jauh-jauh dan menggantinya dengan pengelolaan cetak berbasis awan. Dengan menggunakan model awan, perusahaan bisa mengikuti pekerja jarak jauh dan hybrid ke mana pun mereka pergi, sambil memastikan dokumen, data, dan jaringan Anda tetap aman.

Menyeimbangkan Keamanan Cetak
Bekerja secara hybrid akan selalu ada—begitu juga kebutuhan mencetak. Faktanya, 64 persen perusahaan berpendapat bahwa mencetak akan tetap menjadi hal yang sangat penting sampai 12 bulan depan, menurut laporan Quocirca Print Security Landscape, 2022. Namun, mencetak semakin sulit dilakukan dan dikelola di antara para pekerja yang tersebar.

Pertama, ada masalah mencari driver pencetak yang tepat. Mungkin Anda bekerja dari teras rumah mertua atau di perpustakaan lokal. Bagaimana dokumen Anda bisa sampai ke pencetak? Mengurai keruwetan seperti ini mengganggu hari kerja, mengurangi produktivitas, dan kepuasan karyawan.
Namun, risiko keamanan dari mencetak di dunia “kerja di mana saja” bahkan lebih menantang. Lebih dari setengah (53 persen) perusahaan menyebutkan bahwa pergeseran ke kerja jarak jauh membuat penanganan tantangan keamanan mencetak jadi lebih sulit.

Pekerja jarak jauh dan hybrid menggunakan lebih banyak peralatan dan jaringan yang tidak dirangkai atau dibeli oleh perusahaan sehingga memperluas kemungkinan serangan dan semakin sulit dikelola divisi IT. Tak heran jika 67 persen dari responden survei Quocirca mengatakan mereka mencemaskan risiko keamanan saat mencetak di rumah.

Dokumen rahasia memiliki risiko kebocoran yang lebih besar saat dicetak menggunakan pencetak di tempat umum atau di rumah. Selama 12 bulan belakangan, lebih dari dua per tiga (68 persen) perusahaan mengalami kehilangan data akibat penggunaan pencetak yang tidak aman. Pencetak rumah yang rentan disebut sebagai salah satu penyebab utama kehilangan data dalam survei ini, dan berakibat penalti keuangan, gangguan usaha, dan kehilangan pelanggan.

Ada juga risiko mengekspos IP perusahaan Anda ke para pesaing. Musuh bahkan bisa masuk ke seluruh jaringan korporat Anda melalui pencetak yang tidak aman dan hal ini memiliki konsekuensi yang serius terhadap bisnis.

Di berbagai industri yang teregulasi, penting untuk mengetahui siapa mencetak apa, serta di mana dan kapan mereka mencetaknya. Bagaimana Anda bisa memberikan audit jejak dokumen yang akurat jika karyawan Anda berpindah-pindah dari satu peralatan ke peralatan lain, dari satu jaringan ke jaringan lain?
Semua masalah ini dulu lebih mudah diatasi dan dikelola di lingkungan kantor tradisional dan divisi TI memiliki lebih banyak kendali terhadap peralatan dan keamanan jaringan. Namun, sekarang departemen TI di ujung lorong pasti merasa seperti sedang berakrobat di atas bola sambil menyeimbangkan ikan koki, kue, dan bahkan garpu jerami!

Meskipun menghadapi segunung tantangan, kebijakan kepatuhan pencetakan dan keamanan harus ditaati oleh seluruh pekerja, baik jarak jauh maupun hybrid. Untungnya, ada solusi—“di atas sana,” di awan.

Hari yang Indah untuk Pengelolaan Cetak Berbasis Awan
Pengelolaan cetak berbasis awan membuat mengatasi semua tantangan yang muncul dalam mengelola pencetakan bagi tenaga kerja hybrid jadi mudah. Perusahaan percaya pada kekuatan awan, dengan lebih dari 44 persen dari perusahaan sudah menggunakan jasa cetak berbasis awan dan 43 persen lagi merencanakan akan melakukan hal yang sama, sebagaimana ditemukan dalam survei Quocirca.

Lebih dari setengah perusahaan percaya jasa cetak awan lebih aman dari mengelola cetak di lokasi, sehingga penerapannya diperkirakan akan meningkat. Secara khusus, 21 persen perusahaan memperkirakan akan sepenuhnya menggunakan teknologi awan dalam waktu dua tahun.

Sama seperti kita yang tak lagi terikat pada batasan ruang kerja tradisional, teknologi awan membebaskan perusahaan dari manajemen cetak tradisional dengan fondasi kuat yang berdiri di atas empat keunggulan kunci. Manajemen cetak berbasis awan membantu menyingkirkan gangguan yang muncul saat mencetak di tempat kerja jarak jauh sekaligus meningkatkan produktivitas dan kepuasan karyawan. Teknologi awan juga mengurangi beban departemen TI, meningkatkan keamanan, dan menghemat biaya.

Di bawah ini adalah penjelasan lebih detail tentang cara empat manfaat manajemen cetak berbasis awan membantu pekerja jarak jauh dan hybrid Anda:
1. Peningkatan produktivitas dan efisiensi:
• Pencarian jaringan cetak otomatis dengan seleksi driver cetak pintar dan instalasi antrean cetak otomatis sehingga karyawan dapat fokus pada pekerjaan mereka dan tidak membuang waktu mencari tahu cara mencetak.
• Teknologi rilis dan cetak nanti sehingga karyawan mendapatkan dokumen yang mereka perlukan sambil memastikan informasi rahasia tidak dibiarkan tergeletak di baki cetak.
• Kemampuan untuk mencetak dari mana saja ke mana saja dalam jaringan korporat atau pencetak rumah dengan keamanan dan pelacakan menggabungkan kemudahan pemakaian dengan keamanan.
• Pengalaman menyatu yang mulus saat mencetak dan merekam pada seluruh peralatan memaksimalkan kenyamanan untuk pekerja jarak jauh dan hibrida.

2. Pusat administrasi dan pengelolaan:
• Kemampuan untuk menyalakan mesin cetak dari segala lokasi kapan saja meringankan beban TI.
• Pengkinian versi otomatis memberikan ketenangan bahwa perangkat lunak dan driver selalu diperbarui.
• Kemampuan memperbarui driver dari lokasi pusat pengelolaan memudahkan TI untuk memaksimalkan keamanan printer tanpa menambah beban untuk staf.

3. Peningkatan keamanan dan kepatuhan dokumen:
• Audit jejak menunjukkan siapa mencetak apa, di mana, dan kapan untuk keperluan rantai pengawasan informasi yang lebih terperinci.
• Komunikasi terenkripsi antara klien dan layanan, validasi keautentikan titik akhir, perlindungan data saat tidak terpakai, dan enkripsi komunikasi data menciptakan kerangka kerja yang aman.
• Platform awan multi-pengguna yang aman bahkan bisa melakukan metode zero trust security bagi pekerja jarak jauh.

4. Penghematan biaya:
• Solusi berbasis awan menekan biaya infrastruktur di lokasi.
• Awan juga menekan biaya terkait layanan, dukungan, dan pemeliharaan.
• Analitik prediktif memberikan tampilan visual dari alur kerja cetak dan pemindaian sehingga memudahkan untuk mengelola biaya dan mengambil keputusan yang baik.

Mesin cetak tradisional akan semakin ditinggalkan. Solusi awan memampukan tenaga kerja hybrid Anda tetap lincah dan tersambung. Dokumen dan data Anda terkunci aman, tetapi tidak demikian untuk pekerja jarak jauh dan hybrid Anda. Dengan pengelolaan cetak berbasis awan, semua jadi lebih mudah!

Ditulis oleh: Greg Crowl, Director of Sales Engineering, Asia Pasifik dan Jepang, Kofax.